Sabtu, 14 Februari 2009

Tata Cara Menerima Tamu

Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara bos dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan bos. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu bos di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda nggak bisa asal menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.

Di bawah ini adalah hal-hal yang sebaiknya dilakukan oleh sekretaris dalam menerima tamu bos di kantor:

- Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Sebaiknya tamu jangan dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu anda tahu bahwa tamu sudah datang segera temui dan sambutlah sebagaimana mestinya. Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut sekaligus ramah tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa.

- Basa-basi dengan tamu boleh saja tapi jangan biarkan tamu berbicara ‘melantur’. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah namun bijak.

- Bila tamu ingin bertemu dengan bos tetapi bos tidak ada di tempat, sebaiknya tamu dipersilahkan mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada bos. Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap bos. Kemudian sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.

- Bila bos ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi buku tamu. Kemudian tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya. Jika sudah, anda dapat menginformasikannya pada bos.

- Saat anda meninggalkan tamu, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Berikan bacaan yang netral misalnya surat kabar atau majalah.

- Setelah itu hubungi bos anda dan informasikan tamu yang datang lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata bos tidak bersedia menemui karena sesuatu hal, anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Diplomatis disini maksudnya anda harus menyampaikan secara sopan, teratur, dan tidak merusak nama lembaga maupun kewibawaan bos.

- Jika bos bersedia menemui tamu, antarkan tamu ke tempat dimana bos ingin bertemu. Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan bos. Karena sebagai tamu tentunya ia belum ‘familiar’ dengan kantor anda, kecuali jika ia sudah sering datang ke kantor anda.

Jangan lupa, sebagai sekretaris cara anda menghadapi tamu seringkali mencerminkan ‘image’ perusahaan dan mencerminkan profesionalisme anda dalam bekerja. Maka itu, jagalah sikap dan bicara anda terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembaga lain yang berkepentingan dengan perusahaan.

2 komentar:

  1. bermanfaat bgt informasinya :)

    BalasHapus
  2. ini kisah nyata saya . . . .

    perkenalkan nama saya zalinah aruf, saya berasal dari kota Bandung saya bekerja sebagai seorang karyawan di salah satu perusaan Yogyakarta.dimana saya sudah hampir kurang lebih tiga tahun lamanya saya bekerja di perusaan itu.

    Keinginan saya dan impian saya yang paling tinggi adalah ingin mempunyai usaha atau toko sendiri,namun jika hanya mengandalkan gaji yah mungkin butuh waktu yang sangat lama dimana belum biaya kontrakan dan utan yang menumpuk justru akan semakin sulit dan semakin lama impian itu tidak akan terwujud

    saya coba" buka internet dan saya lihat postingan orang yg sukses di bantu oleh seorang kyai dari sana saya coba menghubungi beliau, awalnya saya sms terus saya di suruh telpon balik disitulah awal kesuksesan saya.jika anda ingin mendapat jalan yang mudah untuk SOLUSI MUDAH, CEPAT LUNASI UTANG ANDA, DAN MASALAH EKONOMI YG LAIN, TANPA PERLU RITUAL, PUASA DLL. lewat sebuah bantuan penarikan dana ghoib oleh seorang kyai pimpinan pondok pesantren shohibul Qur’an. dan akhirnya saya pun mencoba menghubungi beliyau dengan maksut yang sama untuk impian saya dan membayar hutang hutang saya.puji syukur kepada tuhan yang maha esa melalui bantuan beliau.kini sy buka usaha distro di bandung.
    Sekali lagi Saya mau mengucapkan banyak terimah kasih kepada K.h. Muh. Safrijal atas bantuannya untuk mencapai impian saya sekarang ini. Untuk penjelsan lebis jelasnya silahkan >>>>>>>>KLIK SOLUSI TEPAT DISINI<<<<<<<<<
    Anda tak perlu ragu atau tertipu dan dikejar hutang lagi, Kini saya berbagi pengalaman sudah saya rasakan dan buktikan. Semoga bermanfaat. Amin..

    BalasHapus